Donner une nouvelle dimension à sa fonction

3 jours - 21 heures

Objectifs

Acquérir les compétences organisationnelles et relationnelles pour jouer pleinement son rôle d’Assistante, et répondre aux attentes de chacun

Participants

Collaborateurs administratifs

Prérequis

Pas de prérequis pour cette formation

Pédagogie

La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.

Remarques

 

Certification

 

Profil de l'intervenant

Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.

Moyens techniques

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes d'évaluation des acquis

Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.

Programme

Bien se situer dans sa fonction

  • Faire le bilan de son poste : diagnostic personnel
  • Clarifier la finalité de son poste
  • Identifier ses missions et son périmètre de responsabilité
  • Comprendre l’importance de son rôle et la valeur ajoutée d’une véritable Assistante
  • Lister les devoirs et les droits qui en découlent pour mener à bien sa mission
  • Dégager les pistes d'évolution personnelle : les compétences à renforcer et à développer

Établir un climat de confiance

  • Comprendre les enjeux et contraintes de ses managers
  • S'adapter au style de management de ses managers
  • Clarifier les attentes et les exigences réciproques
  • Proposer et faire valider un mode d’organisation et de communication
  • Être un soutien efficace au quotidien : se montrer fiable, autonome, proactive

Être force de proposition

  • Aller au-devant des demandes, imaginer et prévoir
  • Anticiper la logistique des différentes missions
  • Contribuer activement à l'organisation du service
  • Être créative : élaborer de nouveaux supports, de nouvelles procédures…

Se faire reconnaître comme Assistant(e)

  • S’affirmer dans son nouveau positionnement ; développer sa confiance en soi
  • Savoir argumenter ses propositions
  • Valoriser la culture d'entreprise et l'image de sa direction

Développer ses capacités à communiquer

  • Connaître les notions de base de la communication
  • Véhiculer une image positive et claire par l'assertivité
  • Établir un relationnel de qualité dans les échanges avec ses partenaires internes et externes
  • Communiquer avec pertinence et diplomatie
  • Savoir réclamer et transmettre l'information avec tact
  • Définir et négocier les délais et les moyens pour réussir

Bien gérer son temps

  • Reconnaître les différents voleurs de temps pour mieux les combattre
  • Définir ses objectifs
  • Prioriser, planifier
  • Évaluer sa charge de travail
  • Utiliser les bons outils
  • Gérer les sollicitations, savoir dire non pour mieux dire oui

Organiser au mieux les tâches pratiques

  • Organiser son bureau pour ne pas se laisser déborder
  • Mettre en place des outils pour coordonner le quotidien
  • Gérer l’information entrante et sortante (courriers, revues, mails) : mettre en place desprocédures de diffusion, assurer la traçabilité des informations.

Débriefing et compléments

  • Présentation par chaque stagiaire des points mis en application pendant l’intersession, desréussites et des difficultés rencontrées
  • Retravail avec le formateur
  • Apports complémentaires « sur mesure » dans les différents domaines abordés : organisation,affirmation de soi, communication.

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